Tiêu chuẩn ISO 9001 chỉ ra "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng" cũng như cách thức xác định "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng"  trong tổ chức. Thông qua các yêu cầu trong tiêu chuẩn tổ chức áp dụng ISO 9001 phải kiểm soát "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng"  này, từ đó tổ chức có thể nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.

Mục tiêu

Tiêu chuẩn ISO 9001 – sau đây gọi tắt là ISO-  là tiêu chuẩn  cho hệ thống quản lý chất lượng, nó không đưa ra yêu cụ thể nào về chất lượng của sản phẩm . Tiêu chuẩn ISO 9001 chỉ ra "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng" cũng như cách thức xác định "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng"  trong tổ chức. Thông qua các yêu cầu trong tiêu chuẩn tổ chức áp dụng ISO 9001 phải kiểm soát "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng"  này, từ đó tổ chức có thể chứng mình được :

• Khả năng cung cấp sản phẩm ổn định.
• Cải tiến liên tục mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp
• Nâng cao hình ảnh công ty thông qua việc đáp ứng ngày càng tốt yêu cầu của khách hàng

Với các mục đích như trên tiêu chuẩn ISO kết hợp với các tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm (xuất phát khách hàng hoặc các bên liên quan yêu cầu) giúp cho tổ chức áp dụng ISO 9001 không chỉ tạo những sản phẩm có chất lượng mà hoạt động trong doanh nghiệp ngày càng được cải tiến, sản xuất chi phí thấp hơn, ít sai lỗi hơn...với mục tiêu cuối cùng là đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp.

Đối tượng nào có thể áp dụng ISO?

Tiêu chuẩn ISO áp dụng cho mọi loại hình tổ chức không phụ thuộc vào sản phẩm dịch vụ mà nó cung cấp.

ISO có thể áp dụng cho các doanh nghiệp trực tiếp sản xuất tạo ra sản phẩm như nhà máy sản xuất, Công ty chế biến thực phẩm, hoặc công ty xây dựng.

ISO cũng có thể áp dụng cho các đơn vị cung cấp dịch vụ mà không có sản phẩm cụ thể ví dụ ngân hàng, công ty chuyển phát nhanh, tòa báo hoặc trường học.

ISO cũng có thể áp dụng cho các tổ chức mà không có định hướng về lợi nhuận như các tổ chức chính quyền, cơ quan hành chính .

Nói tóm lại ISO  là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng  có thể áp dung trong phạm vị áp rộng, cho mọi lại hình doanh nghiệp tổ chức miễn sau họ xác định được "khách hàng" của mình là ai? Và "nhu cầu của khách hàng" là gì ? và có mong muốn nỗ lực nhằm “thỏa mãn nhu cầu của khách hàng”.

Yêu cầu nguồn lực khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001?

ISO 9001 là tiêu chuẩn hệ thống do đó về nguyên tắc khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng không yêu cầu đầu tư thêm trang thiết bị công nghệ. Việc đầu tư chỉ xẩy ra khi áp dụng ISO doanh nghiệp mới nhận thấy rằng với các trang thiết bị, dây chuyền công nghệ, qui trình làm việc hiện tại chưa đáp ứng được các yêu cầu đã cam kết với khách hàng hoặc các qui định của luật pháp.

Lấy một ví dụ trong sản xuất sau khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO doanh nghiệp “phát hiện” ra một số tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm công bố chưa bao giờ được kiểm soát hoặc độ chính xác của thiết bị đo đang sử dụng chưa phù hợp với cam kết đối với khách hàng.

Khi nào nên bắt đầu làm ISO?

Không có qui định cụ thể về thời điểm áp dụng ISO và cũng không có bằng chứng nào về thời điểm áp dụng ISO khi nào là có lợi nhất tuy nhiên theo kinh nghiệm thực tế có 4 thời điểm áp dung ISO là phù hợp nhất:

Tổ chức mới được thành lập công việc rối bời, chồng chéo ban lãnh đạo có rất nhiều việc phải làm như không biết bắt đầu từ đâu, giao việc gì, cho ai lúc đó ISO sẽ phát huy tác dụng. ISO 9001 sẽ giúp ban lãnh đạo xác định "các hoạt động ảnh hưởng đến chất lượng"  trong doanh nghiệp trên cơ sở đó ban lãnh đọa có thể  phân công, giao việc một cách mạch lạc. Gắn rõ trách nhiệm cho từng phòng ban cá nhân mà không lo về việc chồng chéo, bước đầu đưa ra các mục tiêu cho từng hoạt động nhằm kiếm soát kết quả thực hiện . Ngoài ra thông qua công cụ ISO cũng tạo ra cách nhìn nhận khoa học cho ban lãnh đạo trong  việc xác định sơ đồ tổ chức, cơ cấu phòng ban, phân công trách nhiệm quyền hạn…

Tổ chức mới thành lập, muốn áp dụng một hệ thống quản lý tiêu chuẩn từ công ty mẹ, hoặc tổ chức tiếp nhận một công nghệ mới muốn chuẩn hóa phương pháp quản lý cho phù hợp. Vấn đề khó khăn xẩy ra là bản thân hệ thống chuyển giao sang mặc dù đã được áp dụng và chuẩn hóa từ công ty mẹ hoặc được đối tác chuyển giao công nghệ hướng dẫn, nhưng việc áp dụng còn gặp rất nhiều khó khăn:

Qui trình công nghệ , trang thiết bị máy móc không giống hoàn toàn . Không phải mọi trang thiết bị trong nhà máy mới đều giống công ty mẹ. Đây chuyền mới đầu tư có sự điều chỉnh thiết bị khác với dây chuyền mẫu. Vậy hệ thống quản lý chất lượng cũng phải điều chỉnh phù hợp với những đặc thù mới.

Sản phẩm làm ra, yêu cầu của khách hàng cũng thay đổi. Khách hàng mới, nhà máy mới, khách hàng mới khiến cho yêu cầu của khách hàng cũng có những thay đổi. Môi trường làm việc mới dẫn đến việc thay đổi trong việc nhập nguyên vật liệu, thủ tục xuất hàng cần phải làm thủ tục hải quan, giá điện thay đổi dẫn đến phải điều chỉnh ca sản xuất…. rất nhiều yếu tố bên ngoài tác động dẫn đến doanh nghiệp phải có việc thay đổi cách thức điều hành để phù hợp.

Con người mới, kinh nghiệp làm việc trong hệ thống quản lý  chưa nhiều, làm sao hướng dẫn người lao động hiểu được yêu cầu và hòa nhập trong môi trường mới.

Do đó để chuyển giao sang thì cần phải hướng dẫn ngươi lao động, việc hướng dẫn không chỉ là chỉ cho người lao động phải làm gì mà còn phải giải thích cho người lao động tại sao phải làm như vậy, để từ đó nếu người lao động có thể điều chỉnh thay đổi lại các qui định cho phù hợp với môi trường mới. Công cụ ISO cũng có thể giúp lãnh đạo công ty làm được điều này.

Cần chứng minh năng lực với khách hàng

Doanh nghiệp mong muốn hướng tới khách hàng tiềm năng có yêu cầu cao về chất lượng hoặc gia nhập vào chuối cung ứng của các thương hiệu nối tiếng.

Để làm được điều này thì không chỉ tạo ra sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà doanh nghiệp còn phải chứng tỏ với khách hàng khả năng cung cấp ổn định loại sản phẩm với chất lượng như vậy, đúng tiến độ cam kết.... một trong nhưng công cụ có thể làm được điều này đã đươc nhiều doanh nghiệp sử dụng chính là xây dựng hệ thống quản lý theo yêu câu tiêu chuẩn ISO 9001.

Vậy nếu trong tương lai bạn muốn gia nhập chuối cung ứng cho các thương hiệu nổi tiếng thì bây giờ bạn hay đầu tư bằng cách làm ISO.

Nhu cầu bức thiết cần thay đổi cung cách  quản lý.

Trường hợp cuối cùng xuất nhu cầu nội tại, doanh nghiệp đang rất thành công và phát triển, khách hàng mỗi lúc mỗi đông, hợp đồng ký ngày càng nhiều. Tuy nhiên giám đốc ngày càng thấy căng thẳng, mệt mỏi. Có quá nhiều đơn hàng phải giao gấp, có quá nhiều phản hồ từ khách hàng, ai cũng tất bật mà kết quả công việc chẳng được đẩy nhanh lên là mấy.

Đó chính là qui luật phát triển của rất nhiều doanh nghiệp tư nhân xuất phát từ mô hình công ty gia đình. Khi qui mô doanh nghiệp còn nhỏ, dựa trên năng lực của giám đốc và mối quan hệ thân hưu trong gia định việc quản lý điều hành doanh nghiệp diễn ra trơn chu và hiệu quả.Doanh nghiệp tiếp tục lớn dần, vợt quá năng lực và “bộ nhớ” của giám đốc. Các mối quan hệ thân hữu gia đình trong ban điều hành doanh nghiệp bộc lộ mặt trái của nó. Lúc đó nhu cầu điều hành và quản lý doanh nghiệp dựa trên “các qui định và điều luật” trở thành yêu cầu. Tiêu chuẩn ISO sẽ trở thành bộ khung để dựa vào đó ban lãnh đạo xây dựng lên  “bộ luật doanh nghiệp”. 

 => Tóm lại việc áp dụng ISO là cần thiết  khi doanh nghiệp muốn:

Người lao động hiểu rõ phải làm gì? Làm như thế nào? Tại sao phải làm như vậy? Nếu làm sai thì ảnh hưởng gì đến việc đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.

Ban lãnh đạo muốn quản lý điều hành doanh nghiệp dựa trên các qui định cụ thể mang tính “ luật pháp” từ đó có thể ủy quyền, giao trách nhiệm cho người lao động chủ động thực hiện.

 Hạn chế của tiêu chuẩn ISO

Tuy nhiên tiêu chuẩn ISO cũng có những hạn chế, hạn chế lớn nhất của tiêu chuẩn chính là phạm vi áp dụng tiêu chuẩn quá rộng. Để khắc phụ hạn chế này bản thân tổ chức ISO cũng đã xây dựng các qui định riêng các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng cho từng lĩnh vực Ví dụ TS16949 (Cho công nghiêp oto) ISO 17025 (cho phòng thí nghiệm)….. Do  vậy nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực này thì áp dụng các tiêu chuẩn phù hợp sẽ đạt hiệu quả cao hơn.

Nếu trong hoạt động doanh nghiệp còn có những bức súc cụ thế Ví dụ như tồn kho quá nhiều, nhiều đơn hàng lỡ hẹn trong khi nhà máy sản xuất các đơn hàng chưa cần, là ra quá nhiều sản phẩm hỏng làm giảm hiệu quả kinh tế, không kiểm soát được chi phí thực tế cho đơn hàng để đánh giá hiệu quả lỗ lãi… Doanh nghiệp lại không có đủ nguồn lực, thời gian  để nâng cấp toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng thì tốt nhất nên sử dụng các dịch vụ đào tạo ngắn hạn hoặc các dịch vụ tư vấn quản lý để tập trung giải quyết bài toán trên trong thời gian ngắn nhất với chi phí phù hợp nhất.

Nếu doanh nghiệp muốn “sức khỏe doanh nghiệp” của mình được cải thiện một cách chắc chắn, ổn định, bền bỉ, bài bản, tương tự như việc nâng cao “ tập thể dụng” “uống thuốc bắc” thì ISO là một lựa chọn cho sự khởi đầu. Làm tốt ISO thì doanh nghiệp của bạn sẽ có một nền tảng tốt để có thể áp dụng mọi tiêu chuẩn, phản ứng hiệu quả với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.